Dá para trocar de contador a qualquer momento, desde que o contrato com o escritório atual seja respeitado, e a empresa não fica descoberta durante a mudança. As obrigações continuam sendo entregues nos prazos, e a transição é combinada com data para o contador anterior encerrar e o novo assumir. Neste guia você vê como trocar de contador na prática: o que preparar, o passo a passo, o que o escritório anterior deve entregar e os erros que mais atrapalham.
Se você prefere ter acompanhamento do começo ao fim, conheça o nosso serviço de troca de contador em Fortaleza. Se quer entender o processo antes, continue a leitura.
Como trocar de contador: quando vale a pena
Muita empresa segue com uma contabilidade que não atende bem só pelo receio do trabalho que a mudança parece dar. Alguns sinais mostram que vale pelo menos avaliar a troca:
- Você não consegue falar com o contador quando precisa, ou as respostas demoram dias;
- Chegaram multas ou avisos de pendência que ninguém explicou;
- Guias e documentos chegam em cima do prazo ou com erro;
- Você nunca recebeu orientação sobre o regime tributário da empresa nem sobre a Reforma Tributária;
- Você não entende os números da empresa e ninguém se dispõe a explicar;
- A empresa cresceu, mudou de atividade ou abriu outra unidade, e a contabilidade continuou do mesmo jeito.
Se vários desses pontos são familiares, a troca tende a fazer sentido. Antes de decidir, vale conferir o que você espera de um escritório. O guia sobre como escolher o contador certo para o seu negócio ajuda a definir esse critério.
O que você precisa antes de trocar de contador
Uma boa troca começa antes da primeira conversa com o novo escritório. Reúna estes pontos:
- Contrato atual: leia as cláusulas de encerramento, aviso prévio e multa, se houver;
- Prazos e obrigações do mês: veja o que vence nas próximas semanas, para a troca não cair em cima de um vencimento importante;
- Documentos da empresa: contrato social e alterações, CNPJ, alvarás e licenças;
- Acessos: lista dos sistemas e portais que o contador atual usa em nome da empresa;
- Certificado digital: confira a validade e quem o guarda, porque o novo contador vai precisar usá-lo ou orientar a emissão de um novo;
- Pendências conhecidas: parcelamentos, débitos, declarações em atraso ou notificações recebidas.
Não é preciso ter tudo pronto. Parte dessa lista o novo escritório levanta junto com você, mas chegar com o contrato e as pendências em mãos acelera a conversa.
Passo a passo para trocar de contador
- Defina o que você espera. Anote os problemas atuais e o que precisa do novo escritório. Veja como escolher um escritório de contabilidade em Fortaleza;
- Converse com o novo escritório e feche o escopo. Confirme o que está incluso no serviço e a data prevista para começar;
- Comunique o contador atual por escrito, respeitando o aviso prévio do contrato e informando a data de encerramento;
- Combine a data de transição. Defina a partir de qual competência o novo contador assume, para ninguém ficar com a responsabilidade pela metade;
- Solicite a entrega dos documentos. Peça ao escritório anterior os arquivos e registros da empresa, de preferência com um termo de entrega;
- Conceda os acessos ao novo contador, como procuração eletrônica e acessos aos portais usados pela empresa;
- Faça o diagnóstico inicial. O novo escritório confere a situação fiscal, contábil e trabalhista para identificar pendências deixadas para trás;
- Acompanhe o primeiro fechamento. Confirme que guias, folha e obrigações do primeiro mês saíram corretamente e tire as dúvidas.
O que o contador anterior deve entregar
Os documentos e registros contábeis pertencem à empresa, não ao escritório. Na troca, o ideal é receber, em arquivo digital ou impresso:
- Livros e registros contábeis e fiscais já escriturados;
- Declarações entregues e seus recibos;
- Documentos e arquivos da folha de pagamento e dos funcionários;
- Guias pagas e demonstrativos de apuração de impostos;
- Certidões, parcelamentos em andamento e comprovantes;
- Cópia dos documentos societários e dos cadastros da empresa.
O mais comum é registrar a entrega em um termo, com data e lista do que foi repassado. Se houver dificuldade para receber algum item, o novo escritório ajuda a organizar a solicitação e a recuperar o que for possível pelos sistemas do governo.
O que acontece com a empresa durante a troca
A empresa continua funcionando e com suas obrigações em dia. Os prazos de impostos, folha e declarações seguem o calendário normal, independentemente de quem faz a contabilidade. Por isso a data de transição precisa ser clara: até ela, o contador anterior responde pelos serviços; a partir dela, o novo assume.
Muitas vezes a mudança é feita na virada de um mês, o que facilita a divisão de responsabilidades. Mesmo assim, é possível trocar no meio do mês, desde que as duas partes combinem quem entrega cada obrigação.
Se aparecerem pendências no diagnóstico, como declarações atrasadas ou débitos, o novo escritório mostra o que precisa ser feito e em que ordem. Para casos de CNPJ com situação irregular, veja como regularizar um CNPJ irregular.
Durante a transição, mantenha o contato com os dois escritórios e registre por escrito o que cada um combinou. Esse cuidado simples evita que uma guia, uma folha ou uma declaração fique sem responsável justamente no mês da mudança. Se algum prazo estiver próximo, avise o novo escritório logo no primeiro contato.
Quanto tempo leva para trocar de contador
Depende. O prazo varia conforme o aviso prévio do contrato, a rapidez do escritório anterior em entregar a documentação, o tamanho da empresa e a quantidade de pendências a conferir. Empresas com poucos funcionários e a documentação organizada costumam fazer a transição com menos etapas do que as que têm folha extensa ou histórico desatualizado. O novo escritório consegue estimar o prazo depois de olhar a situação da sua empresa.
Erros comuns ao trocar de contador
- Deixar a troca para cima de um vencimento importante;
- Não ler o contrato antes de comunicar o encerramento;
- Comunicar a saída só de forma verbal, sem registro;
- Não combinar a data em que cada contador responde;
- Esquecer de repassar o certificado digital e os acessos aos portais;
- Aceitar o novo escritório sem confirmar o que está incluso no serviço;
- Não pedir o diagnóstico inicial e descobrir pendências só meses depois.
Como escolher o novo contador
A troca só resolve o problema se o novo escritório atender melhor do que o anterior. Observe como ele se comunica, se explica os números de forma clara, se o escopo está por escrito e se conhece o porte e a atividade da sua empresa. No nosso guia sobre como escolher o contador certo você encontra perguntas para fazer antes de fechar contrato.
Também vale entender o formato do serviço. Quem quer deixar a rotina contábil com o escritório pode olhar a terceirização contábil, e quem precisa de análise e orientação para decidir pode conhecer a consultoria contábil. Para empresas na região, veja a página de contabilidade em Fortaleza e a de contador em Eusébio.
Resumo: como trocar de contador sem interromper a empresa
Para trocar de contador sem interromper a empresa, respeite o contrato, escolha o novo escritório antes de encerrar o atual, combine uma data de transição por escrito, peça a entrega dos documentos, conceda os acessos ao novo contador e faça um diagnóstico inicial para encontrar pendências. Com essa ordem, as obrigações seguem em dia e a mudança acontece sem sobressaltos.
Pensando em trocar de contador? Fale com a Eduas Contabilidade pelo WhatsApp (85) 98884-7949 e veja como funciona a troca de contador com acompanhamento.
Perguntas frequentes
Posso trocar de contador a qualquer momento?
Sim. Não há um mês certo para a troca. O que importa é respeitar o aviso prévio e as condições do contrato atual e combinar uma data de transição. Muitos preferem a virada do mês, porque facilita dividir quem responde por cada competência.
Quais documentos preciso para trocar de contabilidade?
Para começar, o novo escritório costuma pedir contrato social e alterações, cartão do CNPJ, o contrato com o contador atual e a lista de pendências conhecidas. Depois, o escritório anterior repassa os registros contábeis e fiscais, as declarações entregues, os arquivos da folha de pagamento e as guias. O novo escritório informa o que mais for necessário para o seu caso.
Quanto custa trocar de contador?
Depende do escopo do serviço contratado e das condições do contrato atual, como aviso prévio e eventual multa. O valor do novo serviço varia conforme o porte da empresa, o regime tributário e o que está incluso. O caminho é pedir uma proposta com o escopo por escrito.
O contador antigo pode se recusar a entregar os documentos?
Os documentos são da empresa. Se houver resistência, comece pedindo a entrega por escrito, com prazo, e registre o que foi recebido. O novo escritório ajuda a organizar o pedido e a recuperar informações pelos sistemas do governo.
Preciso avisar a Receita Federal sobre a troca?
Em geral não há um comunicado específico para isso, mas o novo contador precisa de procuração e dos acessos aos sistemas, que a empresa concede no início do contrato. Peça ao novo escritório a orientação do que se aplica ao seu caso.
